いまさら聞けない、メールの基本

時短＆伝わる！電子メール作成のコツ

■ビジネスメールでお困りごとはありますか？

　文書に比べると、ビジネスの場に登場してまだ日が浅い電子メールは、誰に教えてもらったわけでもなく、悩みながら自己流で使ってきたため、不安を持つ方が多いコミュニケーションツールです。ここでは、なるべく時間をかけず、相手にしっかりと伝わるビジネスメールを作成するためのポイントをお伝えしていきます。

■あなたのメールの現状は？

　まずは、現状把握からスタートです。図表１のチェックリストを実施してみましょう。
　いかがでしたか？はい、もちろん１つでもイエスだと、残念メールです。これから課題を１つずつクリアして、「時短＆伝わるメール」にチェンジしましょう！

図表１　ビジネスメール・現状チェック

■メール本文をパーツで組み立てる

　手始めに、「メール本文の構成」を確認して、過不足なく読みやすいメールを作りましょう。
　ビジネス文書と比較しながら、全体の流れを確認しましょう。
　ビジネスメールの本文は、主に６つのパーツから成り立ちます。

�@宛名・・・１つのメールアドレスを共有している場合もあるので、冒頭に宛名を記載します。
�A挨拶・名乗り・・・メールアドレスだけでは送信者が分かりにくいので、名前を名乗ります。ビジネス文書とは違い、形式張った挨拶は不要です。
�B目的・テーマ・・・相手の時間を奪わないために、内容の冒頭には、メールを送った目的を記載します。
�C本文内容・・・長い文章は読み解く労力を要します。１つの文は長くても５０字以内を目安にし、それ以上は、文を分けて記載します。
�D結び・・・�Aと同じく、形式張った挨拶は不要ですが、ひとこと添えましょう。
�E署名・・・基本は名刺と同じ項目を記載します。

　さらに、次の３点で見た目の分かりやすさがアップし、読みやすさが増します。
●改行・・・１行は、長くても３０字以内にして、区切りがよいところで改行します。
●空白行・・・内容のまとまりが目立つように、２〜３行ごとに１行の空白を入れます。
●箇条書き・・・行頭に、連番を振る、「・」、「■」などの記号を置くなどして、分かりやすくします。

　構成と見た目のポイントを押さえるだけで、作成中に何を伝えたいのか分からなくなったり、何度も書き直しをするなど、１通の作成に時間がかかるのを防ぎます。

■メールでは使えない文字

　本文の基本構成をおさらいしたら、今回もう１点ご紹介するポイントがあります。「メールでは使えない文字」について押さえておきましょう。
　図表２の�@〜�Dは、すべて文字化け（受信者がメールを開いたら、文字が記号などの別の文字に置き換わってしまうこと）の可能性がある文字です。
　「文字化け」は、相手と自分の送受信の環境（使用するソフトウェアの違いなど）によって、文字を符号化する「文字コード」の種類が異なるために起こります。文字化けの可能性がある文字は使わずに、別の文字で代替します。

図表３　メールでは使えない文字

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