従業員の募集から採用までの注意点

 新規採用というと4月1日がピークかと思いますが、3月末で退職した人がいっせいに再就職活動を始める今の時期は、実はいい人材を探す絶好のチャンスです。増員や欠員補充をお考えの事業所様は、ぜひ参考にしてみてください。

** 求人募集 ***
求人の方法には、新聞の折込チラシや情報誌に掲載する方法などがありますが、今回は職安(ハローワーク)の利用法をご紹介します。「なんとなく敷居が高くて」とか「どのように申し込めばよいかわからない」ということで、利用したことのない事業所様が意外と多いようです。申し込み方法は簡単です。所定の「求人申込書」に労働条件や選考方法などを記入して職安の窓口に提出するだけです。初めての場合は、「事業所登録シート」に事業所の概要などを記入して一緒に出します。職安では、これに基づき「求人票」を作成し、職安内で掲示・閲覧する他、最近ではインターネットによる情報公開などもしてくれます。
これらを見た求職者の中から希望者が出た場合は、職安の係員が事業所に紹介の電話をしてくれますので、面接の日時などを決めてください。直接本人から問い合わせがくる場合も多いです。条件が折り合わないときは、もちろん断ることができますが、年齢や性別の指定は原則としてできませんので注意が必要です。
 ☆ 職安への求人の申込みは西多事務所で代行いたしますのでお気軽にお申し付けください。

** 面 接 ***
 応募があったら次は面接です。短時間で相手の能力・適性や人柄を知るのはなかなか難しいものです。要領よく質問し、応募者の答えをきっちり記録しておくために、「面接シート」の利用をおすすめします。あらかじめ質問事項を印刷しておき、そこに応募者の答えを書き込んでいきます。礼儀正しかったか、受け答えはハキハキしていたかなど評価も書き込んでおきます。応募者多数のときは、このようにしておくと後で選考する際便利です。
また、面接の時には、本籍や家族の職業など差別につながることや、人権を侵害するような事項、仕事に直接関係のないプライバシーのことなどを質問するのはタブーです。

** 採否決定 ***

面接後、遅くとも1週間以内には採否を決定し、本人に知らせましょう。中には、「採用の場合のみお知らせします。連絡がなければご縁がなかったと思ってください。」という事業所もありますが、これでは相手もヤキモキしますし、失礼です。「残念ながら貴意に添えませんでした」といった内容の「不採用通知」をし、履歴書もお返しするとよいでしょう。不採用者にこそ丁寧な対応を心がけておかないと、あなたの会社のイメージダウンにつながりかねません。悪い噂はあっという間に広まりますから・・・。


** 雇用契約 ***

さて、採用者が決まったら、いよいよ雇用契約を結びます。労働基準法第15条では、雇入れの際、労働者に対して、「このような条件で働いていただきます」ということをはっきりさせておかなければならないとされています。(労働条件の明示と言います。)中でも、契約期間、就業場所、仕事内容、労働時間、賃金など一定の項目については、書面で明示することとなっています。そのため、「労働条件通知書」にこれらを記入し、労働者に交付するとよいでしょう。「雇用契約書」を取り交わすという方法もあります。最初にはっきりさせておくことが後々のトラブルを防ぐためにも重要です。


** 社会保険の加入 ***
本人の適正を見極めるためといった理由で「試用期間」を定めている事業所が多いですが、社会保険には、試用期間も含めて雇入れた日から加入することになります。
パート・アルバイトの加入基準については、事務所だよりで何度かお知らせしている通り、健康保険・厚生年金については、「1日の勤務時間と1ヶ月の勤務日数が正社員のおおむね4分の3以上」、雇用保険については、「1週の所定労働時間が20時間以上で、1年以上雇用される見込みがあること」となっています。


** 採用者からの提出書類 ***

@基礎年金番号の記載された年金手帳、配偶者を扶養する場合は配偶者の年金手帳も。
A扶養家族がいる場合は、その家族の所得証明書等(健康保険の扶養認定のため)
B前職のある者は、雇用保険被保険者証
C扶養控除等異動申告書(源泉所得税の計算のため) などです。
必要に応じ、「
誓約書」や「身元保証書」などの提出を求める場合もあります。


** 顧問先の皆様へ ***

※ 今回ご紹介した書式(青色文字のもの)はすべて西多事務所に見本やヒナ型がありますので、ご入用の方はお知らせください。